PERATURAN ORGANISASI
Nomor 2
Tentang
SISTEM
ADMINISTRASI AMGPM
1. PENDAHULUAN
Penataan administrasi demi ketertiban,
keseragaman dan kelancarann tugas-tugas organisasi adalah sangat penting. Untuk
maksud itu, Pengurus Besar telah melakukan penyelarasan dan perampungan
peraturan organisasi sistem administrasi AMGPM yang disingkat PO. 2
Penyusunan sistem administrasi tersebut tentu
saja tidak dapat dipisahkan dari pada pedoman administsasi Gereja Protestan
Maluku, karena AMGPM sesuai Mukadimah Anggaran Dasar Alinea I dan Bab VII Pasal
10 Ayat 1, merupakan bagian Integral
dari GPM.
Sesuai kebutuhan dan tuntutan organisasi yang sangat mendesak,
maka peraturan sistem organisasi tentang sistem administrasi AMGPM perlu
dibukukan untuk menjadi pedoman untuk menunjang ketertiban, keseragaman dan
kelancaran administrasi organisasi AMGPM.
2. BEBERAPA KOMPONEN ADMINISTRASI AMGPM
Komponen-komponen penunjang
penyelenggaraan sistem administrasi Angkatan Muda Gereja Protestan Maluku,
terdiri dari :
a.
Sekretariat
Organisasi
b.
Papan Nama
Sekretariat
c.
Pelayanan
Tata Usaha
d.
Cap
Organisasi
e.
Fandel
Organisasi
f.
Arsip dan
Ekspedisi
g.
Dokumentasi
dan Informasi
h.
Personalia
2.1.
SEKRETARIAT
ORGANISASI
a. Adanya gedung atau
ruangan sekretariat yang
representatif untuk penyelenggaraan administrasi dan
kelancaran tugas-tugas organisasi, merupakan
salah satu kebutuhan yang esensial. Karena segala keterbatasan yang dimiliki,
maka sekretariat organisasi sementara disatukan dengan kegiatan
perkantoran gereja di setiap jenjang
kepemimpinangGereja. Untuk Pengurus
Besar di Kantor Sinode GPM, Pengurus Daerah di kantor Klasis, Pengurus Cabang
dan Pengurus Ranting di Kantor Jemaat atau Konsistori. Namun keberadaan gedung atau ruang
sekretariat pada setiap jenjang organisasi juga dapat disesuaikan dengan
kondisi dimana aktifitas organisasi dilaksanakan.
b. Dengan menyatukan sekretariat organisasi dengan perkantoran Gereja di setiap jenjang, maka akan memudahkan koordinasi
dalam pelaksanaan tugas Kesaksian, Persekutuan dan Pelayanan.
c. Khusus bagi
jemaat-jemaat yang memiliki lebih dari satu Ranting AMGPM, maka sekretariatnya dapat ditempatkan di rumah
salah seorang Pengurus Ranting atau gedung sekretariat tersendiri, tetapi harus jelas
tempatnya, terutama ruangan dan alamatnya.
d.
Penentuan sekretariat bagi cabang
yang meliputi beberapa jemaat, ditempatkan dengan
memperhitungkan wilayah pelayanan (kediaman pimpinan organisasi, posisi
strategis/mudah dijangkau, baileo AMGPM yang telah dibangun dll)
2.2.
PAPAN NAMA
SEKRETARIAT
Papan Nama Sekretariat Organisasi AMGPM
merupakan cerminan dari penampilan organisasi dalam gereja maupun masyarakat.
Dengan menerima Pancasila sebagai azas kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan
bernegara sesuai Undang-Undang nomor 8 tahun 1985, maka AMGPM tiadak dapat
melepaskan diri dari ketentuan-ketentuan lainnya yang berlaku. Khusus untuk
papan nama sekretariatnya-pun harus mengacu pada Peraturan Menteri dalam Negeri
RI, No. 5 tahun 1986 Bab III tentang ruang lingkup tata cara pemberitahuan
kepada Pemerintah serta papan nama dan lambang organisasi kemasyarakatan,
khususnya Bab VII Pasal 10.
Komponen yang terkait dengan papan nama
sekretariat sebagai berikut :
a.
B e n t u k : Empat persegi panjang dengan
panjang dan lebar 4 : 3
b.
U k u r a n : *Tingkat Pengurus Besar ----------------------à 180 x 130 Cm.
*Tingkat Pengurus Daerah --------------------à 140 x 105 Cm.
*Tingkat Pengurus Cabang dan
Ranting -----à 120 x
90 Cm.
c.
Isinya
tertulis : * Lambang organisasi pada
sisi kiri atas.
*
Nama organisasi sesuai tingkatan kepengurusan. * Alamat Organisasi.
d.
Warna dasar
papan nama sekretariat adalah putih.
e.
Papan nama
sekretariat harus ditanam, bukan digantung.
f.
Ukuran Logo
pada papan nama sekretariat berdiameter (bergaris tengah) 20 cm.
g.
Nama Ranting/Cabang/Daerah lebih besar dari nama urutan organisasi.
h.
Tinggi papan dari tanah ke bagian bawah papan disesuaikan dengan
kepentingan : mudah dilihat dan dibaca, alasan keamanan.
i.
Tulisan papan nama huruf kapital tegak
2.3. PELAYANAN
TATA USAHA
Beberapa kegiatan pokok yang menyangkut pelayanan Tata Usaha, antara lain:
1. Surat Menyurat (Korespondensi)
1.1. SURAT DINAS
UMUM :
Sebuah surat dinas
terdiri dari bagian-bagian sebagai berikut :
a.
Kepala Surat/Kop surat.
— Surat dari instansi
resmi (misalnya Sinode,majelis jemaat,yayasan dll)menggunakan Kop surat. Kop
surat memuat data : nama lembaga, alamat lengkap, nomor telpon, nomor kotak
pos, alamat telegram/kawat).
Catatan :
a.
Kata jalan ditulis lengkap : Jalan bukan jln.
b.
Kata telepon ditulis lengkap : Telepon bukan telp atau tlp atau tel.
c.
Istilah PO BOX tidak dipergunakan tetapi dipakai : Kotak pos.
b. Tanggal Surat
·
Penulisan tanggal surat dinas tidak boleh didahului nama desa/kota karena
nama desa/kota sudah tercantum di dalam kop surat.
·
Nama bulan dan tahun ditulis lengkap tidak boleh disingkat.
·
Pada akhir penulisan
tanggal surat tidak perlu dibubuhi tanda baca.
·
Tempat menulis tanggal surat adalah disebelah kanan bawah kop surat
(dibawah garis pemisah kop surat dan sejajar ke kanan dari tulisan nomor
surat).
c.
Nomor Surat
·
Setiap surat dinas yang keluar selalu diberi nama nomor kode.
·
Penulisan kata nomor mesti diikuti tanda titik berganda (:).
·
Jika kata nomor ditulis singkat (No) maka penulisannya diikuti tanda titik,
baru kemudian titik berganda.
·
Penulisan angka kode surat garis miring(/),garis datar(-) harus tidak
didahului atau diikuti jarak (ketukan mesin).
·
Angka tahun ditulis lengkap,dan tidak diikuti tanda baca apapun.
·
Contoh : Nomor: 041/I/PB/2002 atau No.: 041/I/PB/2002 dan bukan Nomor : 041/I/PB/02
·
Bagi
Daerah/Cabang/Ranting yang baru dibentuk/dilebur dll, penomoran
Daerah/Cabang/Ranting diatur dengan keputusan lembaga tertinggi di atasnya
berdasarkan penerbitan Surat Keputusan lembaga yang lebih tinggi itu.
·
Nomor surat Mandat/Rekomendasi/SK yang substansinya berbeda dengan surat
keluar penomoran dimulai dengan nomor baru dan dilanjutkan sesuai dengan jenis
surat-surat tersebut.
·
Penomoran surat tidak dibagi per bidang
·
Akhir tahun penomoran surat ditutup; dan tahun baru
penomoran surat dimulai dengan nomor baru.
d.
Hal/Pokok
Surat
·
Kata HAL ditulis sejajar ke bawah dibawah kata nomor dan lampiran.
·
Sering dipakai kata HAL atau PERIHAL atau POKOK.
·
Yang paling tepat dan praktis adalah HAL.
·
Penulisan kata HAL diikuti titik ganda (sejajar dibawah tanda titik ganda
pada tulisan nomor dan lampiran.
·
Pencantuman isi pada HAL surat harus singkat dan padat dan mengandung sari
atau pesan surat, ditulis dengan huruf besar dan digaris bawahi.
·
Contoh : HAL : PEMBENTUKAN
PANITIA HUT
e. Lampiran
·
Kata lampiran ditulis sejajar ke bawah di bawah kata nomor surat dan
ditulis lengkap: Lampiran atau juga Lamp.
·
Diikuti titik ganda dan tidak boleh diakhiri dengan tanda baca apapun.
·
Contoh: LAMPIRAN : satu berkas.
·
Jika tidak ada lampiran, maka kata
lampiran tetap ditulis tetapi tidak diisi.
·
Contoh : LAMPIRAN : ……
f.
Alamat Surat
·
Alamat surat ditulis disebelah kiri surat pada posisi antara HAL dan SALAM
PEMBUKA.
·
Ada juga penulisan alamat surat pada posisi sebelah kanan surat namun
penulisannya pada posisi sebelah kiri surat lebih baik, sebab alamat yang
panjang bisa ditulis lengkap tanpa harus
dipenggal.
·
Pada alamat surat tidak perlu ditulis : KEPADA YANG TERHORMAT atau KEPADA
YTH.
·
Cukup ditulis KEPADA/YANG TERHORMAT/YTH saja.
·
Kata sapaan BAPAK/IBU/SAUDARA tidak perlu ditulis didepan gelar akademis,
keturunan atau jabatan keagamaan, misalnya Ir, Dr, dr, Prof,dll atau Pdt, Mgr.
yang mengikuti nama orang.
·
Contoh Bentuk yang salah :
o
Kepada Yth Bapak Drs. Abunawas, atau
o
Kepada Yth. Ibu dr.Mamamia.
·
Bentuk yang benar :
o
Yth.: Drs,Abunawas, atau
o
Kepada : dr. Mamamia
o
Yth.: Bapak Johan
g.
Salam
Pembuka
·
SALAM PEMBUKA ditempatkan disebelah kiri surat, sejajar di bawah tulisan
ALAMAT SURAT (dengan memberi jarak dibawah
diantaranya).
·
Contoh Salam pembuka yang benar : Dengan
hormta atau Salam sejahtera
·
Bentuk yang salah : - Dengan segala hormat
h.
Isi Surat
1.
Isi surat terdiri dari alinea pembuka, inti surat dan alinea penutup.
§
Contoh : Alinea pembuka yang salah : bersama surat ini saya beritahukan.
§
Alinea Pembuka yang benar : - Bersama surat ini kami beritahukan atau Melalui surat ini kami
informasikan
§
Dari alinea pembuka orang yang membaca surat tersebut langsung mengetahui
surat balasan atau surat permohonan, dll.
§
Catatan : kata KAMI hanya digunakan jika penulisan
surat mewakili suatu instansi/lembaga atau kepanitiaan. Jika surat mewakili
pribadi, hendaknya dipergunakan kata ganti SAYA.
2.
Isi/Inti.
·
Isi/materi surat hendaknya disampaikan dengan tepat, cermat dan dengan bahasa yang mudah dimengerti oleh penerima surat, kecermatan meggunakan bahasa Indonesia
dipentingkan disini.
·
Sikap respek(hormat) terhadap
penerima surat hendaknya juga terungkap melaui bagian ini.
i.
Alinea
Penutup
— Alinea ini berfungsi
mengakhiri pembicaraan dalam surat yang isinya dapat mengundang harapan atau
ucapan terima kasih penulis/pengirim surat.
— Contoh yang salah :
÷ demikian agar menjadi
periksa.
÷ Atas perhatiannya
diucapkan terimakasih.
÷ Atas bantuaannya kami
haturkan terima kasih.
÷ sebelum dan sesudahnya kami ucapkan terima kasih banyak/Diperbanyak terima kasih.
— Contoh Yang benar
o
demikian surat edaran ini kami sampaikan agar saudara maklum.
o
Atas perhatian saudara,kami
ucapkan terimakasih.
o
Mudah mudahan informasi kami bermanfaat bagi bapak/ibu.
o
kami berharap kita dapat meningkatkan hubungan baik ini
pada masa yang akan datang.
— Catatan ; untuk orang yang dihormati atau lembaga yang
lebih tinggi perkatan saudara/anda sebaiknya tidak digunakan.
j.
Penutup
— Bagian ini menunjukan
rasa hormat penulis surat kepada pembaca/penerima surat.
— Salam penutup ini diletakkan diantara alina penutup dan tanda tangan pengirim, sejajar dengan
tanggal surat.
— Contoh : salam kami, hormat kami atau teriring salam dan doa.
k.
Tanda
Tangan, Nama Jelas dan Jabatan
—
Bentuk yang baku digunakan dikalangan AMGPM adalah tanda tangan,dibawahnya ditulis nama jelas kemudian di bawah nama(setelah digaris
bawahi)dicantumkan jabatan.
—
Contoh ; ………………………….(untuk tanda tangan)
Drs. Roland
Tarzan
Ketua
Catatan : Nama yang bertanda tangan tidak boleh ditulis dalam kurung(….)
l.
Lain-lain
Sering dalam surat yang
kita terima ada beberapa
hal yang tidak lasim digunakan seperti:
·
Tembusan surat.
·
Ada instansi yang menggunakan bagian ini dengan istilah tindisan atau cc
(carbon copy)
·
Istilah yang benar atau yang dibakukan adalah TEMBUSAN.
·
Tembusan hanya dicantumkan jika ada instansi atau orang tertentu yang perlu mengetahui Isi/maksud surat tersebut.
·
Penulisan kata tembusan diletakkan di bagian bawah kiri surat, sejajar dengan sisi pinggir kiri isi surat
diberi garis bawah dan diberi titik ganda.
·
Dibagian bawahnya baru dicantukan nama(lembaga/pribadi)penerima tembusan
secara berturut ke bawah dengan memberikan nomor urut menurut tingkatan
jabatan.
·
Contoh bentuk yang salah :
TEMBUSAN :
Kepada YTH : Ketua Sinode
GPM(sebagai laporan)
Kepada YTH : Ketua
Klasis GPM Ternate(untuk diketahui)
Arsip/pertinggal.
·
Contoh yang baku :
TEMBUSAN :
Ketua Sinode GPM.
Ketua Klasis GPM
Ternate.
·
Catatan : tidak perlu ditulis KEPADA YTH, SEBAGAI LAPORAN, UNTUK DIKETAHUI
atau ketangan lain yang terdapat diantara dua kurung.
·
Kata : ARSIP/PERTINGGAL pada tembusan tidak perlu digunakan karena sebuah
surat dinas sudah pasti mempunyai arsip.
j. Inisial
—
Inisial (huruf awal nama) pengonsep dan pengetik surat (dinas) dicantumkan
disebelah kiri bawah surat atau dibawah tembusan.
—
Inisial itu berupa singkatan nama misalnya : ADM/HL.
—
ADM adalah singkatan nama Abraham Daniel Maelissa (Pengonsep surat) dan HL
adalah singkatan nama Herman Lekahena (pengetik).
—
Pencatuman inisial ini bermanfaat jika suatu waktu diperlukan pelacakan
atau penelusuran surat.
1.2. SURAT
KEPUTUSAN.
Surat
keputusan organisasi terdiri dari keputusan lembaga legislatif (misalnya : Kongres,
MPP, Konferda, MPPC,dll); dan keputusan lembaga legislatif biasanya bekaitan
dengan hasil keputusan lembaga legislatif yang bersangkutan. Keputusan lembaga
eksekutif biasanya berkaitan dengan penjabaran keputusan legislatif maupun
lembaga eksekutif (penerma mandat). Baik keputusan legislatif maupun lembaga
eksekutif mempunyai kekuatan mengikat hanya kedalam tetapi mempunyai kekuatan
(dasar hukum) untuk bergerak Keluar. Adapun bagian-bagian dari sebuah surat
keputusan terdiri dari :
a.
Kepala surat/kop surat
Kepala surat
atau Kop surat pad lembaga eksekutif sama dengan surat keputusan lembaga
legislatif, lasimnya hanya terdiri dari
:
·
Nama
lembaga/organisasi.
Misalnya : ANGKATAN MUDA GEREJA
PROTESTAN MALUKU
DAERAH
KOTA AMBON
·
Nama lembaga
legislatif yang bersangkutan
Misalnya : KEPUTUSAN KOMPERDA V
Bagian
tersebut ditulis di atas, ditulis (diketik) pada bagian tengah atas lembaran kertas.
b.
Nomor Surat
Penulisan nomor Keputusan sebagai
berikut :
·
Untuk
Keputusan Lembaga Legislatif, biasanya ditulis langsung pada bagian tengah
sejajar dengan penulisan KEPALA SURAT.
Misalnya : Nomor : 04/KPTS/KD.2-V/2008
·
Untuk
keputusan lembaga eksekutif ditulis pada bagian tengah persis dibawah garis
penutup Kepala Surat.
c.
Maksud/Hal Surat
Bagian ini ditandai dengan kata
“tentang” yang ditulis pada bagian tengah dibawah nomor surat. Dibawah kata
“Tentang” ditulis HAL surat, yang ditulis dengan memperhatikan tata keindahan
surat, dan ditulis dengan hurup besar dan digaris bawahi.
Misalnya :
Tentang
PENGANGKATAN PANITIA HUT ANGKATAN MUDA GPM
DAERAH KOTA AMBON
d. Pendahuluan
Pendahuluan
surat keputusan berisi nama lembaga legislatif atau eksekutif, diikuti tanda
baca “titik ganda” (:), bagian ini ditulis disebelah kiri sejajar dengan garis
pinggir surat.
e. Isi Surat
Isi surat keputusan terdiri dari
:
1. MENIMBANG : bagian ini berisi
alasan-alasan mengapa surat keputusa itu dibuat.
2. MENGINGAT : bagian ini berisi
dasar hukum yang mendukung alsan-alasan di atas (bagian tentang menimbang) yang
biasanya berisi bab dan pasal dari AD/ART.
3. MEMPERHATIKAN : bagian ini
berisi permohonan (berdasarkan surat), saran dan pendapat (situasi terakhir)
peserta.
4. Isi Keputusan :
·
MEMUTUSKAN :
kata ini biasa ditulis dengan hurup besar dan digaris bawahi, ditulis pada
bagian tengah lembaran surat, diakhiri dengan tanda baca “titik ganda”.
·
Butir-butir
keputusan biasanya diurut dengan menggunakan kata-kata: pertama. Kedua, dst
(ditulis sejajar dengan garis pinggir dan diikuti dengan tanda baca titik
ganda. Umumnya bagian ini diakhiri dengan butir yang mengatur tentang sejak
kapan dan sampai kapan keputusan tersebut berlaku.
f.
Penutup
Bagian ini
biasanya berisi kata-kata “DITETAPKAN DI “ dan “PADA TANGGAL” yang ditulis
antara bagian tengah dan bagian tepi kanan surat.
g. Tanda tangan
Bagian ini
biasanya diawali dengan penulisan nama lengkap eksekutif atau legislatif yang
bersangkutan pada bagian tengah lembaran surat. Dibawahnya ditulis nama mereka
yang berkompetensi untuk menandatangani surat tersebut. Surat keputusan harus
ditandatangani oleh 2 orang : Ketua atau yang ditunjuk mewakili dan sekretaris
atau yang ditunjuk mewakili. Jabatan ditulis dibawah nama, dibawah garis.
Tembusan hanya disampaikan kepada yang berkepentingan untuk mengetahuinya saja
1.3. SURAT
KETERANGAN
Surat
keterangan adalah surat yan dikeluarkan oleh lembaga eksekutif untuk
memperjelas atau mempertegas status keanggotaan atau kepengurusan seorang
anggota atau pengurus untuk keperluan urusan tertentu.
Misalnya :
·
Keterangan
pernah mengikuti pelatihan atau penataran
·
Keterangan
sementara atau pernah menjabat jabatan dalam kepengurusan AMGPM.
Bagian-bagian dari sebuah Surat Keterangan :
a.
Kop atau
kepala surat
b.
Di bawah
“Garis bawah” Kop surat ditulis SURAT KETERANGAN
c.
Dibawah
garis tersebut ditulis : Nomor ……/K/PD.2/2008
d.
Pendahuluan
: berisi alasan untuk membuat surat keterangan tersebut
e.
Isi :
megandung keterangan tentang apa yang diketahui tentang yang bersangkutan
f.
Penutup
1.4. SURAT
REKOMENDASI
Rekomendasi
ada 2 macam, yaitu :
1.
Rekomendasi
yang dikeluarkan oleh lembaga legislatif (Konggres/MPP/Komferda/dll) yang
merupakan lembaga legislatif kepada lembaga eksekutif dalam kaitan dengan
masalah-masalah tertentu (biasanya per bidang pelayanan).
Bentuknya :
a.
Kepala/Kop
Surat
b.
Tulisan REKOMENDASI,
dibawahnya ditulis nomor rekomendasi. Misalnya : 01/R/MPP–XV/2008
c.
Isi
·
Alsan-alasan
dibuatnya rekomendasi tersebut (biasanya dirumuskan dalam bentuk masalah)
·
Penugasan
yang berisi pemberian kewenangan kepada lembaga eksekutif untuk mengambil
langkah-langkah kebijakan untuk menyelesaikan masalah yang telah diungkapkan
pada bagian sebelumnnya.
d.
Penutup
·
Tempat dan
waktu penetapan rekomendasi tersebut
·
Pimpinan
persidangan
2.
Rekomendasi yang
dikeluarkan lembaga Eksekutif (PB/PD/PC/PR) yang berisi pernyataan dari lembaga
tersebut terhadap aktifitas lembaga.
Misalnya : Rekomendasi PB kepada
Panitia Pelaksana MPP XXII untuk mencari dana dikalangan anggota AMGPM didalam
daerah pelayanan tertentu.
Bentuknya :
a.
Dibawah Kop
Surat ditulis kata : REKOMENDASI dan dibawahnya ditulis nomor urut
rekomendasi.
b.
Isi :
·
Alasan-alasan
pemberian rekomendasi (biasanya dengan mencantumkan nomor surat permohonan).
·
Pernyataan
dukungan terhadap aktifitas yang akan dilaksanakan (sebagai yang tercantum pada
alasan) dilaksanakan
·
Batasan
ruang gerak dan batasan waktu berlakunya rekomendasi tersebut
·
Himbauan
kepada pihak-pihak tertentu (yang berada di wilayah pemberlakuan rekomendasi
tersebut) untuk turut membantu kegiatan tersebut baik secara moral maupun
material.
·
Penegasan
tentang tanggungjawab penerima rekomendasi untuk melaporkan hasil pelaksanaan
rekomendasi tersebut kepada pemberi rekomendasi, setelah rekomedasi selesai
dilaksanakan.
c.
Penutup.
·
Tempat dan
waktu dikeluarkannya reomendasi
·
Nama lembaga
eksekutif
·
Nama dan
tanda tangan
1.5. SURAT MANDAT
Mandat
adalah pemberian atau pelimpahan wewenang kepada orang (pribadi atau kelompok)
untuk melaksanakan suatu tanggungjawab tertentu yang semestinya dilaksanakan
oleh lembaga tersebut, namun karena alasan tertentu tidak bisa dilaksanakan.
Atau juga pendelegasian tugas dalam kaitan dengan kepengurusan atau untuk
menghadiri acara tertentu.
Misalnya :
·
Pengurus
Daerah Seram Utara untuk mewakli Pengurus Besar didalam acara yang
dilselenggarakan oleh Pemerintah Maluku di wilayah Seram Utara.
·
Kepada Ketua
I (dari ketua daerah) untuk memimpin daerah selama ketua keluar daerah.
·
Ketua II dan
Sekretaris I untuk menghadiri Musda KNPI
Bentuknya sama dengan pada Surat Rekomendasi
lembaga Eksekutif.
2.
Surat Keluar dan Surat
Masuk
·
Proses pembuatan Surat Keluar terdiri dari penyusunan konsep, agenda,
pengetikan, penanda-tangan, penyampulan, arsip, ekspedisi. Untuk itu buku Agenda dan Ekspedisi harus
disiapkan dan diisi dengan baik menyangkut Surat keluar dan Surat Masuk.
·
Sedangkan untuk Surat Masuk, prosesnya adalah Agenda, Disposisi, instruksi
pelaksanaan berupa: dimusyawarahkan
atau dirapatkan, diteliti, diperbanyak untuk dikirim dan
sebagainya tergantung jenis dan isi surat. Untuk itu maka harus
disediakan Lembaran Disposisi
yang akan diisi dan menggambarkan penanganan surat tersebut sampai tuntas.
Keterangan Kolom Surat Masuk :
Nomor Urut : Diisi dengan
Nomor Urut surat yang diterima
Alamat
Pengirim : Diisi
dengan alamat pengerim Surat tersebut
Tanggal
Surat :
Diisi dengan Tanggal Surat dari surat tersebut
Nomor :
Diisi dengan Nomor Surat dari surat tersebut
Perihal :
Diisi dengan Perihal dari surat tersebut.
Tanggal
Terima : Diisi
dengan tanggal surat tersebut diterima di tempat.
KET :
Diisi dengan keterangan (keadaan) surat saat diterima
Keterangan Kolom Surat Keluar :
Nomor Urut : Diisi
dengan Nomor Urut surat yang diterima
Alamat
Penerima : Diisi
dengan alamat penerima Surat tersebut
Tanggal
Surat :
Diisi dengan Tanggal Surat dari surat tersebut
Nomor :
Diisi dengan Nomor Surat dari surat tersebut
Perihal :
Diisi dengan Perihal dari surat tersebut.
KET :
Diisi dengan keterangan (keadaan) surat saat diterima
Nomor agenda harus dipakai secara terus
menerus, sampai pada akhir tahun barulah kita mulai dengan nomor agenda yang
baru.
Demi
keseragaman maka diberikan beberapa petunjuk praktis format sebuah surat keluar
secara berjenjang :
Contoh Kepala dan
Akhir Surat pada tiap jenjang :
1. PENGURUS BESAR:
ANGKATAN MUDA GEREJA PROTESTAN
MALUKU
PENGURUS BESAR
LANTAI II BEILEO OIKUMENE,
JALAN RAYA PATTIMURA, TELEPON (0911) 316096
A M B
O N
-
Isi Surat
.......................................................................
-
Akhir surat
..................................................................
PENGURUS
BESAR
Pdt. Drs. John Ruhulessin,M.Si. Pdt. Herry
Lekahena Ketua Umum Sekretaris Umum
2. PENGURUS
DAERAH:
ANGKATAN MUDA GEREJA PROTESTAN
MALUKU
PENGURUS DAERAH PULAU AMBON
JALAN
DR. SIWABESSY, TELEPON (0911) 352821
A M B
O N
-
Isi surat
....................................................
-
Akhir surat
................................................
PENGURUS
DAERAH
Drs.P.Kastanya Rano.W.Lailossa Ketua
Daerah
Sekretaris Daerah
3.
PENGURUS
CABANG:
ANGKATAN
MUDA GEREJA PROTESTAN MALUKU DAERAH
PULAU AMBON
PENGURUS CABANG NEHEMIA
JALAN DR.
KAYADOE, TELEPON (0911) 341496
BENTENG- A M B O N
-
Isi Surat
.........................................................................
-
Akhir Surat ....................................................................
PENGURUS CABANG
Ir.Edy Lekatompessy R.
Matahelemual KetuaCabang Sekretaris
Cabangh
4.
PENGURUS
RANTING:
ANGKATAN MUDA GEREJA PROTESTAN
MALUKU
DAERAH PULAU AMBON
CABANG NEHEMIA
PENGURUS
RANTING GAZA
JALAN NN. SAAR SOPACUA BENTENG-
A M B O N
-
Isi Surat
..........................................................................
-
Akhir Surat .....................................................................
PENGURUS RANTING
Pdt. Willem Kaya R.
Tamtalahitu Ketua Sekretaris
3. Kode-kode
Surat :
Setiap Surat Keluar
sebuah organisasi memiliki kode tertentu, yang diatur secara seragam dan
berjenjang. Untuk penyeragaman kode-kode Surat Keluar, maka diatur sebagai berikut:
a. Untuk jenjang
Kepengurusan/Kepemimpinan digunakan kode:
1.
Surat Keluar dari Pengurus Besar menggunakan kode jenjang : PB
2.
Surat Keluar dari Pengurus Daerah menggunakan kode jenjang : PD
(Nomor Urut Daerah-daerah diatur oleh
Pengurus Besar).
3.
Surat Keluar Pengurus Cabang menggunakan Kode jenjang : PC
(Nomor Urut Cabang diatur oleh Pengurus
Daerah).
4.
Surat Keluar Pengurus Ranting menggunakan kode jenjang : PR
(Nomor Urut Ranting diatur oleh Pengurus
Cabang).
Catatan: Khusus bagi
Daerah yang tidak belum memiliki Cabang atau Pengurus Cabang tidak aktif (dan
belum melakukan pembagian Nomor Urut Ranting), maka Pengurus Daerah dapat
melakukan pembagian.Bila kemudian Cabang sudah ada atau berfungsi kembali, maka
tinggal menyesuaikan diri dengan yang sudah diatur oleh Pengurus Daerah.
b. Untuk Bidang tugas,
digunakan kode:
1.
Organisasi dan Kerumah-tanggaan (Bidang I) : I
2.
Pelpem dan Iptek ( Bidang II ) : II
3.
Keesaan dan Pembinaan Umat (Bidang
III ) :
III
4.
Pekabaran Injil dan Komunikasi/PIKOM (Bidang IV) : IV
5.
Finek ( Bidang V ) :
V
6.
Keuangan/Perbedaharaan : VI
7.
Umum : VII
8.
Untuk Surat Keputusan :
KPTS
9.
Untuk Rekomendasi :
R
10.
Untuk Mandat :
M
11.
Untuk Surat Keterangan :
K
c.
Kode Surat Dinas Biasa :
Kode Surat Keluar (biasa) Pengurus AMGPM pada sebuah jenjang terdiri
dari: Nomor Urut Surat, kode Bidang ( I/II/III/IV/VI/VIII), kode Jenjang
(PB/PD/PC/PR) dan tahun pelayanan (berjalan).
Contoh kode Surat Keluar Lembaga Eksekutif, menurut jenjang:
Pengurus Besar : 01/III/PB/09
·
01 = Nomor urut surat keluar dari PB.
·
III = Bidang tugas (Bidang III)
·
PB = Jenjang kepengurusan Pengurus Besar
·
09 = Kependekan tahun pelayanan 2009
Pengurus Daerah : 04/II/PD.5/09
·
04
= Nomor urut surat keluar dari PD
ybs.
·
II
= Bidang tugas (Bidang II)
·
PD
= Jenjang kepengurusan Daerah
·
.5
= Nomor urut Daerah
·
09
= Kependekan tahun pelayanan 2009
3. Pengurus Cabang : 11/I/PD.14-PC.10/2009
·
11 = Nomor urut Surat Keluar
PC ybs.
·
I = Bidang Tugas (Bidang I)
·
PD.14 = Jenjang dan nomor urut Daerah
·
PC.10 =
Jenjang Kepengurusan Cabang. Nomor urut cabang
·
09 = kependekan tahun pelayanan 2009
4.Pengurus Ranting : 05/IV/PD.14-PC.10-PR.02/09
·
05 = Nomor urut surat keluar
Ranting ybs.
·
IV = Bidang Tugas (Bidang IV)
·
PD.14 = Jenjang dan nomor urut Daerah
·
PC.10 = Jenjang dan nomor urut Cabang
·
PR.02 = Jenjang dan nomor urut Ranting dalam Cabang.
·
09 = Kependekan tahun pelayanan 2009
d. Kode Surat
Keputusan :
Surat Keputusan ada 2 (dua) macam, yaitu yang
dikeluarkan oleh lembaga Eksekutif (PB/PD/PC/PR) dan yang dikeluarkan oleh
lembaga Legislatif (Kongres atau MPP/Konperda atau MPPD/ Konpercab atau MPPC/
Rapat Ranting atau Rapat Kerja Ranting).
Sebuah surat keputusan baik yang dikeluarkan
oleh Lembaga Eksekutif maupun Lembaga Legislatif selalu terdiri dari: Nomor
Urut Surat (Keputusan), Kode Keputusan, Kode Jenjang dan Nomor Urut
dalam jenjang (secara berjenjang), kode ORG.( Organisasi )
atau P dan kode tahun.
d.1. Contoh Kode
Keputusan yang dikeluarkan Lembaga
Eksekutif:
Pengurus
Besar : 01/KPTS/PB/ORG/03
·
01
= Nomor urut surat keputusan
·
KPTS
= Kode surat keputusan
·
PB
= Jenjang Pengurus Besar
·
ORG = Kode surat keputusan menyangkut
Pengangkatan dan pemberhentian pengurus.
·
03
= Kependekan kode tahun pelayanan 2003
Pengurus Daerah : 02/KPTS/PD.5/ORG/03
· 02 = Nomor urut surat keputusan
· KPTS = Kode surat keputusan
· PD.5 = Jenjang Pengurus Daerah dan nomor urut daerah
· ORG =Kode surat keputusan menyangkut Pengangkatan dan pemberhentian pengurus.
· 03 = Kependekan kode tahun pelayanan 2003
Pengurus Cabang : 05/KPTS/PD.14-PC.10/ORG/09
· 05 = Nomor urut surat keputusan
· KPTS = Kode surat keputusan
· PD.14 = Jenjang Pengurus Daerah dan nomor urut daerah
· PC.10 = Menunjuk pada nomor urut cabang ebenhaezer
· ORG =Kode surat keputusan menyangkut Pengangkatan dan pemberhentian pengurus.
· 03 = Kependekan kode tahun pelayanan 2009
Pengurus Ranting : 04/KPTS/PD.14-PC.10-PR.02/ORG/09
· 04 = Nomor urut surat keputusan
· KPTS = Kode surat keputusan
· PD.14 = Jenjang Pengurus Daerah dan nomor urut daerah
· PC.10 = Menunjuk pada nomor urut cabang ebenhaezer
· PR.02 = Menunjuk pada nomor urut ranting suara pelayanan
· ORG =Kode surat keputusan menyangkut Pengangkatan dan pemberhentian pengurus.
· 03 = Kependekan kode tahun pelayanan 2009
d.2.
Contoh kode keputusan yang dikeluarkan Lembaga Legislatif :
Kongres : 01/KPTS/K-XXV/01
·
01 =
Nomor Urut Keputusan Kongres
·
KPTS =
Kode dari Keputusan
·
K = Kode dari Kongres
·
XXV =
Kongres yang ke –25
·
01 =
Kependekan tahun pelayanan 2001
M P P :
02/KPTS/MPP-XV/02
·
02 = Nomor
urut keputusan MPP
·
KPTS = Kode
dari Keputusan
·
MPP = Kode
MPP
·
XV = Kode
MPP yang ke-15
·
02 = Kependekan
tahun pelayanan 2002
Konperensi Daerah : 03/KPTS/KD.5-VII/01…..03/KPTS/KD.VII-5/2001….usul perubahan
·
03 = Nomor
urut Keputusan Konperda
·
KPTS = Kode
dari Keputusan
·
KD. = Kode
Konprensi Daerah
·
.5 = Nomor
urut Daerah
·
VII = Kode
Konperda ke- 7
·
01 = Kependekan
tahun pelayanan 2001
M P P D : 03/KPTS/MPPD.5-XI/03
·
03 = Nomor
urut Keputusan MPPD
·
KPTS = Kode
dari Keputusan
·
MPPD = Kode
MPPD
·
.5 = Nomor
urut Daerah yang melaksanakan MPPD
·
XI = Kode
MPPD ke-11
·
03 = Kependekan
tahun pelayanan 2003.
Konprensi Cabang : 04/KPTS/PD.14-KC.10-V/09
· 04 = Nomor urut Keputusan Konpercab
·
KPTS = Kode dari Keputusan
·
PD.14 = Kode Daerah nomor urut 14.
·
KC = Kode dari Konperensi Cabang
·
.10 = Nomor urut cabang Ebenhaezer.
·
V = Kode Konpercab yang ke-5
·
09 = Kependekan tahun pelayanan 2009
M P P C : 02/KPTS/PD.14-MPPC.10-VI/09
·
02 = Nomor urut Keputusan MPPC
·
KPTS = Kode dari Keputusan
·
PD.14 = Kode Daerah numor urut 14.
·
MPPC.10 = Kode MPPC Cabang Ebenhaezer.
·
VI = Kode MPPC yang ke –6
·
09 = Kependekan tahun pelayanan 2009
Rapat Ranting : 05/KPTS/PD.14-PC.10-RR.02-V/09
·
05 = Nomor urut Keputusan Rapat Ranting.
·
KPTS = Kode dari Keputusan
·
PD.14 = Kode Daerah dengan nomor
urut ke-14 (Dapua).
·
PC.10 = Kode Cabang dengan nomor
urut ke-10 Dalam Daerah.
·
RR.02 = Kode Ranting nomor urut
ke-2 dalam Cabang.
·
V = Kode Rapat Ranting yang ke-5.
·
09 = Kependekan tahun pelayanan 2009
Rapat Kerja Ranting : 01/KPTS/PD.14-PC.10-RKR.02-III/09
— 01 = Nomor urut keputusan Rapat Kerja Ranting.
— KPTS = Kode dari Keputusan.
— PD.14 = Kode Daerah dengan nomor urut ke-14.
— PC.10 = Kode Cabang Ebenhaezer.
— RKR.02 = Kode Rapat Kerja Ranting Suara Pelayanan
— III = Kode Rapat Kerja Ranting yang ke-3
— 09 =
Kependekan tahun pelayanan 2009
Surat
Keputusan Pengangkatan atau Pembubaran salah satu badan yang sifatnya temporer,
misalnya Panitia; modelnya sama dengan model surat Keputusan pengangkatan atau
pembubaran Pengurus, hanya mengalami perubahan pada bagian “ ORG. “
diganti dengan “ P “, yaitu kode untuk Panitia atau Tim yang sifatnya
temporer.
f.
Kode Surat rekomendasi :
Kongres : 01/R/K-XXV/01
·
01 = Nomor
urut rekomendasi
·
R = Kode untuk Rekomendasi
·
K- = Kode Kongres
·
XXV = Kode konggres ke-27
·
01 = Kependekan
dari tahun pelayanan 2001
M P P : 02/R/MPP-XVI/02
· 01 = Nomor urut rekomendasi
· R = Kode untuk Rekomendasi
· MPP = Kode MPP
· XXV = Kode MPP ke-25
·
02 = Kependekan dari tahun
pelayanan 2002
Pengurus Besar : 11/R/PB/03
· 11 = Nomor urut rekomendasi
· R = Kode untuk rekomendasi
· PB = Pengurus Besar
·
03 = Kependekan dari tahun pelayanan
2003
Konperda : 05/R/KD.7-XII/03
·
05 = Nomor urut rekomendasi
·
R = Kode untuk rekomendasi
·
KD.7 = Konperda
dari Daerah dalam nomor urut 7.
·
XII = Konperda
ke-12
·
03 = Kependekan dari tahun 2003
MPPD
: 07/R/MPPD.5-IX/03
· 07 = Nomor urut rekomendasi
· R = Kode untuk rekomendasi
· MPPD.5 = MPPD Daerah dalam nomor urut 5
· IX = MPPD ke-9
· 03 = Kependekan dari tahun 2003
Pengurus Daerah : 07/R/PD.5/03
· 07 = Nomor urut rekomendasi
· R = Kode untuk rekomendasi
· PD.5 = Kode daerah nomor urut 5
· 03 = Kependekan dari tahun 2003
Pengurus Daerah : 07/R/PD.5/03
· 07 = Nomor urut rekomendasi
· R = Kode untuk rekomendasi
· PD.5 = Kode daerah nomor urut 5
· 03 = Kependekan dari tahun 2003
Pengurus Daerah : 07/R/PD.5/03
· 07 = Nomor urut rekomendasi
· R = Kode untuk rekomendasi
· PD.5 = Kode daerah nomor urut 5
· 03 = Kependekan dari tahun 2003
Konpercab : 02/R/PD.14-KC.3-II/09
· 02 = Nomor urut rekomendasi
· R = Kode untuk rekomendasi
· PD.14 = Kode daerah dengan nomor urut 14.
·
KC.3-II = Kode Konpercab yang ke-2 di dalam cabang yang ada pada
nomor urut ke-3 di Daerah.
·
09 = Kependekan dari tahun 2009
M P P C : 02/R/PD.14-MPPC.10-II/09
· 02 = Nomor urut rekomendasi
· R = Kode untuk rekomendasi
· PD.14 = Kode daerah dengan nomor urut 14.
·
MPPC.3-II = Kode MPPC yang ke-2 di dalam cabang yang ada pada nomor urut ke-3 di Daerah.
·
09 = Kependekan dari tahun 2009
Pengurus Cabang : 03/R/PD.14-PC.10/09
· 03 = Nomor urut rekomendasi
· R = Kode untuk rekomendasi
· PD.14 = Jenjang Pengurus Daerah dan nomor urut daerah
· PC.10 = Menunjuk pada nomor urut cabang
· 09 = Kependekan kode tahun pelayanan 2009
Pengurus Ranting : 07/R/PD.14-PC.10-PR.02/03
· 07 = Nomor urut rekomendasi
· R = Kode untuk rekomendasi
· PD.14 = Jenjang Pengurus Daerah dan nomor urut daerah
· PC.10 = Menunjuk pada nomor urut cabang
· PR.02 = Menunjuk pada nomor urut ranting
· 03 = Kependekan kode tahun pelayanan 2009
Rapat Ranting = 04/R/PD.14-PC.10-RR.2-III/09
·
04 = Nomor urut rekomendasi
·
R =
Kode untuk rekomendasi
·
PD.14 = Kode Daerah dengan nomor
urut ke-14
·
PC.10 = Kode Cabang dengan nomor
urut ke-10 dalam daerah.
·
RR.02 = Kode Ranting nomor urut
ke-2 dalam Cabang.
·
III = Kode Rapat Ranting yang ke-3
·
09 = Kependekan tahun pelayanan 2009
Rapat Kerja Ranting : 05/R/PD.14-PC.10-RKR.02-V/09
·
05 = Nomor urut rekomendasi
·
R =
Kode untuk rekomendasi
·
PD.14 = Kode Daerah dengan nomor
urut ke-14
·
PC.10 = Kode Cabang dengan nomor
urut ke-10 dalam daerah.
·
RKR.02 = Kode Rapat Kerja Ranting dengan nomor urut ke-2
·
V = Kode Rapat Ranting yang ke-5
·
09 = Kependekan tahun pelayanan 2009
Untuk jenis
surat lain seperti Surat Keterangan
dan Mandat (kedua surat ini hanya
berlaku pada lembaga Eksekutif), perbedaan kodenya dengan Surat Rekomendasi
hanyalah pada penggunaan kode “ K “ pada Surat Keterangan dan “ M “
pada Mandat, pada posisi “ R “ di dalam Rekomendasi. Contoh: Nomor : 02/K/PD.5-PC.3-PR.2/03
Selanjutnya ada
beberapa hal yang mesti diperhatikan, yaitu :
1.
Bagi Daerah/Cabang/Ranting yang baru dibentuk atau dilebur dll, penomoran Daerah/Cabang/Ranting diatur dengan keputusan
lembaga tertinggi di atasnya berdasarkan penerbitan Surat Keputusan lembaga
yang lebih tinggi itu.
2.
Nomor surat Mandat/Rekomendasi/SK yang substansinya berbeda dengan surat
keluar penomoran dimulai dengan nomor baru dan dilanjutkan sesuai dengan jenis
surat-surat tersebut.
3.
Penomoran surat tidak dibagi per bidang
4.
Akhir tahun penomoran surat ditutup; dan tahun baru
penomoran surat dimulai dengan nomor baru.
5.
Pemusnahan surat paling lama 25 tahun disesuaikan dengan
kepentingan surat (biasa, penting, berharga)
2.4.CAP
ORGANISASI
Sejak tahun 1990, cap AMGPM telah mengalami 2 kali perubahan,
yaitu tahun 1990–2002 dan 2003 sampai sekarang. Perubahan itu berdasarkan
Keputusan Kongres, sesuai dengan jiwa Moto AMGPM.
Komponen yang terkait dengan Cap AMGPM terdiri dari :
a.
Bentuk : Bulat
b.
Ukuran : Garis tengah bulatan
= 4 Cm (berlaku untuk semua jenjang).
c.
Isi : Gambar logo
(baru) dan tulisan
d.
Tulisan : Tulisan dalam
cap terdiri dari 2 kelompok:
§ “ ANGKATAN
MUDA GPM”, ditulis pada setengah lingkaran luar bagian atas (mengikuti bentuk
setengah lingkaran).
§ Tulisan
jenjang Kepengurusan, misalnya: PENGURUS DAERAH BURU SELATAN, dapat
disingkat “ PD BURU SELATAN” pada setengah lingkaran luar bagian bawah.
Batas
lingkaran Tengah pada bagian kiri dan kanan dipisahkan dengan tanda: “
Bintang”.
Catatan :
1. Lingkaran yang dipakai, adalah lingkaran luar dari logo yang sekarang
berlaku.
2. Untuk jenjang Cabang dan Ranting, cukup ditulis: “PENGURUS CABANG ELOHIM’ atau
“ PENGURUS RANTING PETRA”, dan tidak perlu mencantumkan nama
jenjang di atasnya.
2.5.FANDEL ORGANISASI
Fandel Organisasi yang berlaku sekarang adalah Fandel dengan Logo sesuai
Keputusan MPP XVI. Komponen yang terkait
dengan Fandel terdiri dari :
a.
Bentuk Fandel : Empat persegi panjang.
b. Ukuran Fandel : - Panjang
: 150 Cm
- Lebar : 100 Cm
c. Warna dasar Fandel : Putih
d. Gambar logo ditempatkan pada bagian tengah kain, dengan garis tengah logo
berukuran 40 Cm.
e. Disepanjang tepi kain putih, digunakan ambu-ambu warna kuning emas.
2.6.ARSIP
DAN EKSPEDISI
Untuk terjadinya tertib administrasi dan terjaminnya rahasia organisasi,
maka tertib Surat Masuk dan Surat Keluar disemua jenjang kepengurusan
organisasi harus disimpan dengan baik dalam bundel (map) dan diamankan dalam
lemari atau tempat yang aman. Buku ekspedisi untuk surat keluar di setiap
jenjang harus ada, sehingga terjamin surat keluar ke alamat.
2.7.DOKUMENTASI DAN INFORMASI
Kegiatan dokumentasi menyangkut
penyimpanan surat yang penting dan rahasia, surat-surat berharga seperti Surat
Tanah, Buku Tabanas, Infentaris dll.
Penyimpanan tersebut harus ditempat yang aman dan harus dilaporkan atau
dipertanggungjawabkan setiap ada pergantian pengurus waktu serah terima atau
tim pemeriksa.
2.8. PERSONALIA
Kebutuhan tenaga Pengelola Administrasi adalah sangat penting, tetapi
karena keterbatasan dana, maka untuk sementara apabila ada perangkat
kepengurusan yang bisa membiayai tenaga honorer adalah sangat baik.
2.9 P E N U T U P
Hal-hal lain yang belum diatur di dalam
peraturan organisasi tentang sistem administrasi AMGPM ini, akan dilengkapi dan
diatur kemudian oleh Pengurus Besar demi kelancaran Administrasi Orgnisasi.
Semoga dengan penyempurnaan ini ada ketertiban, keseragaman dan kelancaran
Administrasi Organisasi Angkatan Muda GPM.
Ditetapkan
di : Marbali, Daerah Kepulauan Aru
Pada Tanggal
: 25 Oktober 2011
PENGURUS
BESAR
Pdt. Elifas Tomix Maspaitella, M.Si Pdt. Max
Takaria, M.Si
Ketua Umum
Sekretaris Umum
